SKUBA - Abschluss

Edit: dieser Beitrag entstand, als der Anfangspost erst bis und mit "1) Zahlen" publiziert war

So was darf man sich einfach nicht im Detail anschauen müssen, da wird einem ja ganz anders...! Darin hat es einfach m.M nach offensichtliche Fehler, fragliche Ausgaben an sich und überhaupt - bin mir sicher, dass sich da einige was nettes dazuverdienen dank der Skuba und damit nicht zuletzt dank uns allen, die brav (bzw. aus Faulheit) den Beitrag bezahlen....

Mal ein paar schnelle Gedanken / Kommentare / Fragen von mir:

- Zu den Einnahmen: wie kann es sein, dass man im IST rund 25% vom Budget abweicht? Keine Erläuterung dazu notwendig? (Ausser Mitgliederbeiträge, Party und Betrug wird NICHTS angesprochen, wie ehemalige Zahlen zustande gekommen sind - es müssen wohl klar Budgetverantwortliche in der Skuba bestimmt werden, die a) Bottom-up ihre Budgetbedürfnisse abgeben und b) im IST sich auch daran halten müssen und dafür geradestehen! -> laufendes Controlling / Reporting ist zwingend, wir sprechen hier immerhin von einer Organisation die doch beträchtliche Mittel hat und auf das Vertrauen von tausenden zählen muss!

- Folgende Aussage habe ich eins zu eins aus der JR: "Bei den Einnahmen ist ein Unterschied von rund 70'000 CHF, bei den Ausgaben von rund 97'000 CHF festzustellen." Ich denke jeder hier kann nachvollziehen, dass alle Angaben in diesem Satz falsch sind! (oder aber die publizierte GuV ist falsch!!!) -> 400760 - 304352 = 96408 weniger Einnahmen als budgetiert (laut Bericht sind es 26'408 weniger, nämlich nur 70000!) Und genau dann umgekehrt auf der Ausgabenseite... so etwas darf doch nicht passieren...

- Wieso entsteht durch einen Wechsel im Vorstand so viel Mehrkosten? Wie ist eigentlich die Entlohnung überhaupt geregelt? %? Stunden? Pauschal? Gibt's da Zahlen / Fakten dazu?

- Wie kann es eigentlich sein, dass so prinzipiell alles falsch budgetiert wurde? Auch bei den Löhnen? Hintergründe? Dass das Budget daneben ist, sehen wir ja selber, aber sonst...

- "Zum Einen wurden hier Lohnauszahlungen an Dritte für Transporte, Protokolle und ähnliches verbucht, die von uns nicht vollumfänglich nachvollzogen werden können." Geht dem irgendjemand nach? Überprüft das? Wie wird das in Zukunft verhindert? Probleme -> wo sind die Massnahmen? Klingt für mich wiederum nach Betrug / Bereicherung auf Kosten der Allgemeinheit...

- Wird die Leseecke wirklich genutzt wie gedacht? Für was fallen da mehr als 5000.- Lohn an? Wer ist dafür verantwortlich? Auch hier wieder, wieso muss zuerst eine enorme Budgetüberschreitung auftreten, bevor gehandelt wird? Stichwort: Fehlende Verantwortlichkeit!

- Webseite: Wie kriegt man es hin, für diese Webseite 7865.- zu bezahlen? Das sind rund 160 Mannstunden à 50.- CHF, es gäbe aber sicher genügend Studenten die das für 30.- pro Stunde machen würden -> 260 Stunden Arbeit, für was bitte schön? Laufende Betriebskosten (Server, Domain etc.) sollten maximal 100.- p.a. betragen...!!! (wird evtl. ja sogar eh vom URZ gestellt?!) Ich hoffe ja mal schwer, dass die Webseite wenigstens so programmiert wurde, dass Sie inhaltlich auch von jedem Laien nun gepflegt werden kann und somit nicht noch weitere Kosten an Externe entstehen in der Zukunft?!

- Rechtsberatung / Seminare für 12.4k: Für was waren die Seminare? Für wen waren die Zugänglich? Wie viele Personen (Leiter & Teilnehmer) über welche Dauer?

Oder auf was wolltest du hinaus Marty? Bin mal auf deinen Kommentar gespannt.... ;-)

Edit: dieser Beitrag entstand, als der Anfangspost erst bis und mit "2) Fakten" publiziert war

Habe gerade dein "2) Zahlen" entdeckt, weiss jetzt nicht, ob du die erst gerade noch angefügt hast, oder aber mein Browser mir die beim ersten mal einfach nicht angezeigt hat. Ich bin mit meiner "Analyse" mal eher in die Tiefe, finde deine Überlegungen aber auch sehr interessant und bin da eigentlich ganz deiner Meinung.

Habe mir natürlich "insgeheim" auch die Löhne ausgerechnet, wollte dann aber (siehe vorherigen Post), zuerst einmal Wissen, wie die Vergütung funktioniert... (habe aber auch das Gefühl, dass es sich da einige ziemlich gut gehen lassen...) Ansonsten finde ich es auch sehr bedenklich - wie du ja sehr schön aufzeigst - wie viel Geld durch die Administration vernichtet wird und wie wenig vom Geld noch wirklich für den Studentennutzen übrig bleibt, was das ganze System ja dann sehr in Frage stellt... genau aus diesem Grund spende ich auch sehr ungern an diverse Wohltätigkeitsorganisationen...

@Nathan

Habe grade ein wenig Probleme mit der IT (ob dies an RealWWZ, meinem Arbeitgeber oder an meiner Wenigkeit liegt sei mal dahingestellt). Deshalb der Post in Teilen...

Noch zum Geschäftsmodell:

Geschäftsfeld Nr. 1 ist nicht zu diskutieren. Toll wäre es, wenn ein wenig mehr Mittel dafür eingesetzt würden.

Nr. 2 ist natürlich zu begrüssen und gehört ausgebaut. Klar ist, dass die Fixkosten erhöht werden müssen (etwa mehr Personal), wenn das Angebot an Festen usw. erhöht wird. Dies birgt natürlich ein erhöhtes unternehmerisches Risiko, würde der Skuba aber mehr Glaubwürdigkeit und vielleicht sogar mehr Gewinn verschaffen.

Nr. 3 ist fragwürdig und soll von der Skuba aufgegeben werden.

Nr. 4 ist sicher nicht in der bestmöglichen Effizienz genutzt. (Einen Teil des Geldes gehört mehr oder weniger risikolos am Geldmarkt angelegt). In diesem Zusammenhang: wo sind eigentlich die verdienten Zinsen in der ER aufgeführt?

Nicht auf den Abweichungen von Budget zu Abschluss sollte man herumhacken - Jeder hat mal ein schlechtes Jahr. Oder fragst Du bei Rieter nach weshalb sie 2008 soviel weniger net income gehabt haben als budgetiert?
Meiner Meinung nach liegen die Kritikpunkte woanders:

1) Geschäftsmodell an sich muss hinterfragt und optimiert werden. Lediglich ein Ansatz dazu habe ich im früheren Post erwähnt.

2) Der Abschluss muss professioneller gemacht werden.
2.1) Die Bilanz soll wie eine Bilanz dargestellt werden: was bitteschön machen denn Reserven auf der Aktivseite?
2.2) Alle Bilanz-Positionen sollen offengelegt werden? Auf der Aktivseite also zumindest aufgezeigt werden, wo die Gelder liegen: Kasse, Post, Bank, mehr würde genügen, mehr haben sie wohl nicht. Auf der Passivseite soll das Equity richtig aufgezeigt werden: also Grundkapital, Jahresgewinn (meinetwegen Jahresverlust im Minus), Reserven
2.3) Die Erfolgsrechnung soll sauberer aufgesplittet sein: entweder nach Kostenarten (Personal, Material, weitere...) oder Kostenstellen (etwa Verwaltung.)
2.4) Rückstellungen sollen gebildet werden oder kommuniziert, damit wir wissen, ob eine grössere Ausgabe eventuell auf uns zukommen wird.
2.5) Die Zinseinahmen (auf Cash von ca. 60'000 kommt da schon was zusammen) sollen in der ER sauber dargestellt werden.

Alle Zahlen wird man nicht aufgeschlüsselt bekommen. Wenn Du einen Jahresbericht von einem grossen börsennotierten Unternehmen anschaust hast Du nachher auch mehr Fragen statt Antworten. Es ist die Aufgabe des SR, dafür zu sorgen, dass die Zahlen rechtens sind. Sie komplett zu kommunizieren würde sogar bei der kleinen Skuba 100te von Seiten und vielzuviele Mannstunden benötigen, alles offenzulegen.

Ich denke, dass im Financial Reporting der Skuba durch frühere Mitarbeiter in der Tat ein unglaubliches Chaos entstanden ist, das wahrscheinlich nicht mehr gelöst werden kann.
Es liegt jetzt in der Aufgabe des Vorstands
a) das Reporting von nun an sauber aufzuziehen. Und zwar in der Erfassung der Positionen unterjährig und
b) in der Darstellung in der Jahresrechnung

Des weiteren soll der Vorstand das Profil der Skuba schärfen, damit schlussendlich
a) für die Studenten ein grösserer Mehrwert geschaffen wird und
b) die Bilanz der Skuba gestärkt werden kann womit dann wiederum
c) für die Studenten ein grösserer Mehrwert geschaffen wird.

Mir ging es prinzipiell nicht darum, auf den diversen Deltas von Actual zu Budget herumzuhacken, sondern vielmehr darauf aufmerksam zu machen, dass der ganze Budgetprozess durchdacht werden muss und klare Verantwortungen verteilt werden müssen - ich habe eher das Gefühl, dass da noch ein systematisches Problem vorhanden ist. Es ist mir völlig klar, dass jede Firma mal vom Budget abweichen kann (jeder der schon mal an einem Budgetprozess beteiligt war, sollte auch genau Wissen, wie schwierig es ist, ein Budget aufzustellen, für gewisse Positionen hingegen sollte es einfach sein: z.B 2 FTE 50% im Sekretariat o.ä.) und auch, dass man nicht alles erklären kann. Es ging mir im übrigen eher darum, gewisse Ausgaben zu hinterfragen, da sie für mich zumd. der Sinn dahinter nicht ersichtlich ist, bzw. ich der Meinung bin, dass man das auch günstiger abwickeln könnte...

In gewissen Punkten hast Du sicher recht und eine professionellere Budget-Planung hätte gewiss weniger Abweichungen ergeben.
Nur, ein solcher Budget-Prozess würde dann wieder Ressourcen und Geld verschlingen, denn eine Controlling-erfahrene Person müsste ja eingestellt werden. Man muss sich dann fragen: was schafft bei der kleinen Skuba die bessere Einaltung des Budgets für einen Mehrwert?

Zu gewissen Punkten wäre eine Stellungsnahme der Skuba sicher hilfreich:

1) Für Nathans Neugier: welche Ausgaben, Aufwände, Erträge, Einnahmen können gut geplant werden, welche sind schwierig vorauszusehen?

2) Wie ist der Abfluss von Beitragsgeldern aufgrund nicht mehr zahlenden Studenten?

3) Was soll die Zugehörigkeit zum VSS?

4) Weitere Fragen sicherlich erwünscht...

Gruss

Wer suchet, der findet!
Folgende Aussage zu den Löhnen des Vorstandes findet sich im Budget-Bericht 2010:

Entschädigungen Vorstand: Der Mitglieder des skuba‐Vorstands erhalten eine monatliche pauschale Entschädigung für ihre Arbeit in Höhe von netto CHF 850 (einfacher Vorstand) bzw. CHF 1‘000 für die beiden Mitglieder des Co‐Präsidiums. Diese Entschädigung entspricht einer regulären Anstellung von neun Stunden die Woche. Diese wird von den Mitgliedern des skuba‐Vorstands deutlich überschritten, da dieser im Schnitt zwischen 15 und 30 Stunden pro Woche für seine Arbeit in der skuba aufwendet.

Bravo: solche Aussagen schaffen Transparenz!

Weiter findet sich im Budget-Kommentar 2010:

Anteil VSS Beitrag 2009: Im laufenden Jahr 2009 wurde von der skuba an der Herbst DV des VSS die Stundung der zweiten Tranche des Mitgliedsbeitrags von CHF 15'300 beantragt. Diesem wurde stattgegeben. Der skuba‐Vorstand wurde vom SR beauftragt eine Erlassung dieser Schulden zu erreichen. Dieser Betrag in Höhe von 15‘300 kann frühestens in der Frühlings DV des VSS vom April 2010 erlassen werden. Deshalb ist eine Budgetierung der gestundeten Beitragstranche zwingend.

Zwei Gedankengänge hierzu:
1) Solche Vorfälle bitte korrekt und transparent verbuchen: Bin kein Accounting-Spezialist aber ich könnte mir vorstellen, dass der gesamte Mitgliedsbeitrag als Aufwand erfasst wird in der Rechnung 2009 (periodengerecht) und in der Hälfte an Cash und in der anderen Hälfte an ein Passivkonto gebucht wird.
Wie ich im Budget 2010 sehe, wird der Betrag im 2010 als Aufwand verbucht. Meiner Meinung nach nicht korrekt, aber ich lasse mich gerne korrigieren.
An dieser Stelle wäre auch ein Liquiditätsplan der Skuba (auf Monatsbasis) wünschenswert (aber wirklich realistisch ist dieser Wunsch wohl nicht;-)).
Weitere Fragen sind:
Muss auf diesen Betrag ein Zins entrichtet werden?
Wie gross ist Wahrscheinlichkeit, dass der Betrag erlassen wird?

2) Schon wieder Probleme mit dem VSS! Da hat man erst vor kurzem die letzte Tranche eines Vergleichs abgestottert und tritt diesem Verein dann gleich wieder bei. Versteht mich nicht falsch: In der Privatwirtschaft verklagt auch jeder jeden und am nächsten Tag macht man wieder Business miteinander (bygones be bygones). Aber man macht nur Business, wenn es für die Parteien einen Mehrwert schafft. Der VSS schafft für die Studenten der Universität Basel keinen Mehrwert.
Ich sehe, der Beitrag ist 2010 bereits auf 40000 angewachsen. Hängt dies damit zusammen, dass man 2008 nicht das ganze Jahr Mitglied in diesem unsäglichen Verein war?

Servus allerseits,

wir freuen uns, dass ihr euch kritisch mit der skuba auseinandersetzt und stellen mit gewisser Befriedigung auch fest, dass eure Diskussion wesentlich sachlicher geführt wird, als dies im alten Forum getan wurde. ;)

Leider funktioniert die Registrierung momentan nicht, deshalb poste ich mit dem Account meines Vorstandskollegen.

Gerne nehmen wir zu einigen Punkten Stellung, die ihr zu diskutieren begonnen habt.

Betreffend Geschäftsfelder:
Die Kernaufgaben der skuba sind in der Leistungsvereinbarung zwischen Universität und skuba festgehalten. Diese ist bei uns auf der Webseite abrufbar.

VSS-Mitgliedschaft
Tatsächlich habt ihr recht, dass wir vermutlich zu wenig kommuniziert haben, was der VSS genau macht, und wie die skuba von der Mitgliedschaft im VSS profitiert. Die Angaben zum VSS in unserem Jahresbericht sind da vermutlich zu knapp. Das kann in der nächsten Ausgabe vielleicht verbessert werden.
Der VSS ist die nationale Dachorganisation der Studierendenvertretungen. Bis vor einiger Zeit gab es eine alternative Organisation, diese wurde jedoch aufgelöst und die Mehrzahl deren Mitglieder sind Mitglied des VSS geworden. Der VSS ist also der nationale Studierendenverband in der Schweiz.
Der VSS ist – das wird von den Studierenden, die sich nicht in der universitären Selbstverwaltung beteiligen, zu wenig wahrgenommen – auf nationaler Ebene sehr aktiv. Er arbeitet eng mit der Rektorenkonferenz (CRUS), der Schweizerischen Universitäts Konferenz (SUK) und deren Organen zusammen.
Weiter ist der VSS sehr aktiv in der Qualitätssicherung im Hochschulbereich, wie die erfolgreiche Zusammenarbeit mit der Schweizer Akkreditierungsagentur OAQ beweist.
Über gewisse Stellungnahmen des VSS kann man sicherlich streiten. Prinzipiell ist es vermutlich aber gut auf nationaler Ebene eine politischere Vertretung von Studierendeninteressen zu haben, als auf lokaler, sprich universitärer Ebene.

Budgetabweichungen
Von euch wurden Budgetabweichungen erwähnt. Wie es zu dieser gewiss unzufriedenstellen Situation gekommen ist, lässt sich in den Jahresberichten von 2008 und 2009 nachlesen. Im Jahr 2009 wurde die Buchhaltung der skuba mit der Unterstützung des universitären Controllings restrukturiert. Und wir sind nun zuversichtlich, dass die skuba in Zukunft durch diese Reformen besser und transparenter berichten kann.

Kosten:
a) Webseite: Die Kosten für die Webseite waren nicht besonders günstig, liegen aber im unteren Bereich, wie die Offerten von verschiedenen Anbietern gezeigt haben. Umgesetzt wurde die Webseite von jener Firma, die über ein Baukastensystem Webseiten für die Universität erstellt. Durch den Webbaukasten der Universität ist der kostengünstige Support der Webseite für die skuba gewährleistet. Diese hohen Kosten waren einmalig.
b) Lesesaal: Hier wurden Kosten optimiert.
c) Rechtsberatung: Die kostenlose Rechtsberatung ist eine Dienstleistung, deren Fixkosten (Lehrauftrag) gemeinschaftlich von der Juristischen Fakultät und der skuba getragen werden. Die Rechtsberatung erfolgt von Studierenden im Rahmen eines Seminars unter der Anleitung des Dozierenden. Zusätzlich wurden in den vergangenen Semestern Blockseminare finanziell unterstützt. Dieser Betrag wurde für 2010 deutlich reduziert.
d) Studierendenrat (SR): Der SR ist nicht der Verwaltungsrat der skuba, sondern die Legislative. Der von Euch zitierte Aufwand besteht zum grössten Teil aus dem Subventionsbudget, mittels welchem studentische Projekte und Initiativen gefördert werden.
e) Fachgruppen: Die Vergabe der Fachgruppenmittel erfolgt durch die skuba, da diese Teil der skuba sind. Die Beiträge stellen die Betriebsmittel der Fachgruppen dar. Die skuba kontrolliert die Jahresrechnungen der Fachgruppen. Dies sind ganz klare Aufgaben der skuba.

Einige Anmerkungen zu den Finanzen:
Zinserträge generiert die skuba keine, da die skuba in der universitären Buchhaltung integriert ist und die Mittel der skuba durch die Universität verwaltet werden.

Mein Kollege im skuba-Vorstand, der für die Finanzen zuständig ist, wird im April den Jahresabschluss der skuba veröffentlichen. Wenn ihr Interesse habt, laden wir euch gerne ein, einmal vorbeizukommen. Wir stellen euch den Jahresabschluss vor, und ihr habt die Möglichkeit Fragen zu klären. Wir hätten andererseits vielleicht die Möglichkeit von eurer Kritik zu profitieren. Beides ist wohl bei einem persönlichen Treffen produktiver als in einer Forendiskussion.

Viele Grüsse
US